Se puede depositar siempre que no se hayan cedido los derechos en exclusividad. En cualquier caso, es conveniente consultar con la editorial, ya que al publicar en una revista se transfieren a ésta los derechos de distribución y reproducción. Sin embargo la mayoría de las editoriales autorizan la publicación en un Repositorio Institucional Universitario. Si el autor desconoce las condiciones en que se firmó el contrato, puede consultar la base de datos Serpa www.sherpa.ac.uk/romeo.php en la que se analizan las políticas de derecho de autor de las principales editoriales científicas.
El autor solicita al editor que le conceda por escrito el permiso. En caso de no obtenerlo puede publicar en el Repositorio el pre-print, borrador que no incluye las modificaciones sugeridas por el comité de revisión de la editorial.
Debe considerar la posibilidad de que la política de publicación en la que quiera editar su trabajo sólo acepte trabajos no difundidos con anterioridad.
Puede ser una obra en colaboración u obra colectiva. Obra en colaboración es aquella en la que la autoría corresponde a todos por igual, en este caso se necesita el consentimiento de todos los autores para publicarlo. Obra colectiva es aquella en la que aunque participen varios autores, hay uno que la coordina y a éste corresponde la autoría.
El autor selecciona una licencia Creative Commons, con la que autoriza el uso de la obra y ésta continúa estando protegida. Cuando los usuarios acceden al documento identifican cuáles son las condiciones que el autor establece para el uso de su obra.